Для чего необходима бухгалтерская справка?

Некоторые бухгалтеры ошибочно полагают, что при отсутствии утвержденной формы документа хозоперации можно не оформлять. Однако требования Закона РБ "О бухгалтерском учете и отчетности" (Закон № 57-З) остались неизменными. Первичный учетный документ должен подтверждать факт совершения хозоперации. Он имеет юридическую силу. Одним из таких документов является бухгалтерская справка. Бухгалтерская справка — это полноценный первичный документ и важный инструмент в финансовом учете.

1С предоставляет возможность формирования, а также обработки бухгалтерской информации, включая возможность создания, распечатки бухгалтерских справок (БС). Благодаря удобному интерфейсу и функциональным возможностям ПО, пользователи 1С могут легко создавать различные типы БС, соответствующие требованиям, а также нормам бухгалтерского учета. Рассмотрим, как оформить БС в программе 1С, а также изучим образцы бухсправок.

Для чего нужна бухгалтерская справка

Это документ, который незаменим при исправлении ошибок или недочетов в учете. С его помощью поясняют специфические хозоперации или оформляют проводки, для которых отсутствуют регистры установленной формы. БС может создаваться с целью:

• Финансовой отчетности. Содержит информацию о движении денежных средств, других финансовых данных. Например, о списании просроченной дебиторской и кредиторской задолженности или исправлении ошибок в учете.
• Налоговой отчетности. Содержит информацию о доходах, расходах, налоговых обязательствах и других финансовых показателях, необходимых для расчета налогов и представления правильной отчетности. Например, о применении раздельного учета сумм НДС.
• Аудита. Аудиторы используют этот документ для проверки правильности финансовой отчетности, анализа финансовых операций, выявления возможных ошибок или несоответствий стандартам. Может содержать сведения из нескольких документов или регистров, а также сведения за конкретный период.
• Предоставления информации о предприятии. Это важно при взаимодействии с партнерами, клиентами, кредиторами, другими заинтересованными сторонами. Например, может отображать информацию о распределении прибыли или начислении дивидендов.
• Учетных целях. Предоставляет информацию для управленческого учета, планирования, принятия решений, контроля за финансовыми операциями.

Типы бухгалтерских справок

Можно выделить несколько типов БС, которые могут быть сформированы в системе 1С с учетом видов финансово-хозяйственных операций, для которых они применяются. В их числе документы для:

• отображения расчетов;
• исправления ошибок;
• передачи сведений в госорганы;
• раздельного учета сумм НДС;
• списания задолженности;
• передачи данных в суд.

У каждого типа документа свои особенности составления. На основании БС можно подтвердить правомерность использования и юридическую значимость документа.

Особенности применения бухгалтерской справки

1С Бухгалтерия позволяет автоматически формировать БС на основе данных, содержащихся в системе. Это способствует сокращению времени, затрачиваемому на составление справок вручную, минимизации возможных ошибок.

ПО предоставляет возможность настройки формата и содержания БС в соответствии с требованиями, стандартами вашей организации, а также действующего законодательства. Вы можете выбирать необходимые показатели, применять фильтры, сортировку для получения нужной информации.

Кроме того, БС в 1С может быть связана с другими документами и отчетами, созданными в системе. Например, вы можете включить ссылки на основные бухгалтерские регистры или документы, на основании которых формируется справка, чтобы обеспечить целостность данных. Сформированные БС в 1С могут быть экспортированы в различные форматы (Excel, PDF) для удобного обмена информацией с другими структурами или для печати на бумаге.

Как оформить бух справку в 1C

Оформление БС в 1С может меняться в зависимости от конкретной версии программы, настроек вашей организации. Чтобы это сделать, необходимо:

1. Определить, для каких целей необходима БС, какую информацию вы хотите включить в нее.
2. В 1С выбрать документ «Операция, введенная вручную». Он находится в разделе «Операции» — вкладка «Бухгалтерский учет».
3. Настроить параметры справки, указывая необходимый период времени, счета учета, аналитические коды, другие параметры. Также можно применить фильтры для исключения ненужных данных или выбора определенных критериев.
4. Добавить необходимые столбцы и данные в справку. Например, вы можете включить суммы по дебету и кредиту, обороты, остатки, аналитическую информацию, другие показатели.
5. Перед формированием БС необходимо внимательно проверить все настройки и параметры, чтобы убедиться, что они соответствуют вашим требованиям. Затем сформировать справку, используя соответствующую команду.
6. После формирования справки просмотреть результаты, чтобы убедиться в их правильности. Если необходимо, можно экспортировать сформированную справку в нужный формат.

Описанные шаги отображают общий подход к тому, как сделать бухгалтерскую справку в 1С. Если вам требуется распечатать БС, вы можете воспользоваться функцией печати в 1С. Убедитесь, что выбраны правильные параметры печати: масштаб, ориентация, другие настройки.

Сохраните сформированную БС, чтобы иметь возможность обратиться к ней в будущем. Также рекомендуется создать архивную копию и хранить ее в соответствии с требованиями вашей организации и законодательства.

Образцы бухгалтерских справок

Бухгалтерская справка относится к первичной документации. Это своего рода универсальный документ, поскольку используется при учете и отчетности как по бухгалтерии, так и по налогам.

Некоторые бухгалтеры используют при оформлении этого документа общепринятые типовые формы, которые удобны и просты в заполнении. Независимо от того, какой вариант будет выбран, БС должна содержать в обязательном порядке определенные сведения. Рассмотрим образцы бухгалтерских справок.

Пример 1. На момент расчета больничного листа работник отработал в компании три месяца. При трудоустройстве он не представил документ с указанием средней зарплаты за последние два года с прежнего места работы. Бухгалтер компании начислил пособие по нетрудоспособности исходя из МРОТ, который установлен в текущем году. Позднее этот сотрудник предоставил бухгалтеру справку с прежнего места работы, и он на основе данных, указанных в документе, пересчитал размер пособия. При составлении документа об отражении этой операции необходимо указать следующие данные:

Компания: название компании.

Номер: номер документа.

Дата: дата составления справки.

Содержание документа:

• Перечислена и отражена в бухгалтерском и налоговом учете доплата пособия по обязательному социальному страхованию (должность и ФИО работника).
• Пособие по нетрудоспособности за период (указываются даты).
• Основание перерасчета – документ, предоставленный работником.
• Листок нетрудоспособности – (номер).

Примечания:

• Справка составлена на основании данных, предоставленных работником.
• Указанная информация является конфиденциальной, предназначена только для ознакомления работника и/или органов социального обеспечения.

Также документ содержит: ФИО и подпись представителя компании, занимаемая им должность.

Пример 2. Бухгалтер провел инвентаризацию расчетов и обнаружил дебиторскую задолженность, нереальную к взысканию. Бухгалтер составил справку и на ее основании списал эту дебиторскую задолженность. Для оформления бухгалтерской справки данного типа можно использовать следующий образец:

Компания: название компании.

Дата: дата составления справки.

Содержание документа:

Списана дебиторская задолженность, нереальная к взысканию. Внесены исправления в бухгалтерский и налоговый учет.

Дата инвентаризации: дата проведения инвентаризации.

Общая сумма дебиторской задолженности: указывается общая сумма задолженности.

Детализация дебиторской задолженности: может быть представлена в виде таблицы.

Примечания:

• Дебиторская задолженность отражает сумму долга клиентов/партнеров перед компанией.
• Детализация дебиторской задолженности включает номер клиента, ФИО/название организации и сумму задолженности по каждому клиенту.

Также содержит:

• подпись бухгалтера;
• ФИО бухгалтера.

Кроме того, документ может сдержать другие дополнительные сведения.

Как хранить и использовать бухгалтерские справки

Сформированные БС в 1С могут храниться непосредственно в системе. 1С предоставляет возможность сохранения справок в базе данных программы. Также можно экспортировать сформированные БС в различные внешние форматы – Excel, PDF, HTML, другие. Можно распечатывать сформированные БС непосредственно из программы.

При этом важно создавать резервные копии, архивировать БС для сохранения данных на случай потери или повреждения. Архивные копии можно сохранять на внешних носителях, в облачных хранилищах или на серверах компании в соответствии с требованиями безопасности данных.

В 1С можно осуществлять учет, управление БС с помощью соответствующих модулей программы. Это позволяет связывать справки с конкретными операциями, клиентами или другими элементами учета, что облегчает поиск, анализ информации при необходимости.

Как распечатать бухгалтерскую справку в 1С

Для распечатки бухгалтерской справки в 1С Бухгалтерия выполните следующие шаги:

• Откройте документ «Операция, введенная вручную». Для вывода документа на печать нажмите кнопку «Бухгалтерская справка».
• Перед печатью убедитесь, что правильно настроены параметры печати. Они могут включать выбор принтера, ориентацию страницы, размер бумаги, масштаб, другие параметры, в зависимости от вашего принтера, требований печати.
• Выберите команду «Предварительный просмотр». Функция предварительного просмотра позволяет просмотреть, как будет выглядеть справка перед печатью. Позволяет проверить правильность данных, макета, форматирования перед фактической печатью.
• Выберите опцию печати. Нажмите на соответствующую кнопку или выберите соответствующий пункт меню.
• При необходимости укажите дополнительные параметры печати, такие как количество копий, диапазон страниц или другие настройки, которые вам требуются.
• После выбора всех необходимых параметров печати нажмите на "Печать" для начала печати бухгалтерской справки.

После завершения этих шагов ваша БС будет отправлена на выбранный принтер для печати. Убедитесь, что принтер подключен и настроен.

Чтобы каждый раз не создавать документ, рекомендуется разработать, а также внедрить несколько типовых шаблонов для часто повторяющихся операций. Чтобы создать шаблон, нужно перейти в раздел "Операции", далее открыть "Бухгалтерский учет" и перейти во вкладку "Типовые операции".