Зачем проверять контрагентов

Процесс выбора контрагента – ответственное мероприятие вне зависимости от сферы деятельности и масштабов бизнеса. У некоторых руководителей и пользователей 1С бухгалтерия в облаке есть сомнения по поводу того, нужно ли проверять контрагентов. Главной целью проверки является минимизация гражданско-правовых и налоговых рисков. Желательно ее провести до заключения договора.

Зачем проверять контрагента на добросовестность

Особого внимания со стороны руководства компании требуют случаи, когда предприятие может понести существенные финансовые потери, если контрагент не выполнит своих обязательств по договору. Важно убедиться в его благонадежности до заключения сделки или продления контракта. Если этого не сделать, велик риск того, что сделка будет признана сомнительной, а налоговая выгода – недействительной. Пострадает не только репутация компании, но и финансовая стабильность.

Например, вы перечислили предоплату, но вам не оказывают услугу или не поставляют товар. Другая ситуация – вы работаете с отсроченным платежом. В этом случае велик риск того, что вы не получите деньги за выполненную работу.

Для чего еще нужно проверять контрагентов? Чтобы исключить возникновение налоговых рисков. Если ваш бизнес-партнер вовремя не сдает отчетность и не платит налоги, то при расчете платежей налоговые органы могут предъявить претензии вам.

На неблагонадежность потенциального партнера может указывать:

• несоответствие фактического местоположения организации данным, заявленным в официальных документах;
• в штате всего один человек, который выполняет функции как руководителя, так и бухгалтера;
• за определенный промежуток времени компания неоднократно изменяла основной вид деятельности;
• фирма была зарегистрирована незадолго до заключения сделки;
• у компании задолженность перед кредитными организациями.

Важно понимать, что проверка контрагентов нужна для того, чтобы перед заключением договора установить законность деятельности партнера и исключить риск сотрудничества с фирмой-однодневкой.

Регламент проверки контрагентов

Проверку партнеров может проводить служба безопасности предприятия совместно с юридическим отделом и бухгалтерией (каждое подразделение в пределах своей компетенции). Также поручить данную работу можно сторонней аудиторской компании.

Процедура начинается с запроса необходимой документации. Но нужно помнить о том, что законодательством Республики Беларусь не утвержден точный пакет документов, который обязателен к предъявлению. Бизнес-партнер предоставляет все выписки и справки на свое усмотрение, поэтому надежнее самостоятельно сделать запросы в соответствующие инстанции.

Прежде всего необходимо выяснить, существует ли компания. Данные сведения содержатся в Едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей Республики Беларусь (ЕГР). В том случае, если фирма-контрагент имеет статус ликвидированной, она не может совершать какие-либо коммерческие сделки. Доступ к данным ЕГР открытый. Получить сведения о компании может любое заинтересованное лицо на основании заявления. Запрашиваемая информация будет предоставлена в форме выписки.

Второй важный момент – это наличие права у партнера заниматься соответствующим видом деятельности. В некоторых случаях требуется получение специальной лицензии. Перечень видов деятельности, для которых требуется получение такого разрешения, можно найти в Декрете президента Республики Беларусь от 14.07.03 № 17.

Если документы, подтверждающие факт государственной регистрации бизнес-партнера получены, стоит ознакомиться с его учредительными документами. Тут вполне логично возникает вопрос, для чего проверять учредительные документы контрагентов.

Прежде всего следует отметить, что полномочия исполнительного органа в ряде случаев могут быть ограничены не только в силу закона, но и положениями учредительной документации. Кроме того, документы могут содержать крайне замысловатые формулировки.

После получения всей необходимой информации о контрагенте проводится общее совещание, на котором принимается решение о продлении существующего контракта или заключении договора, если речь идет о новом партнере.

Еще одним действенным способом проверки добросовестности будущего или настоящего партнера является портал Министерства Республики Беларусь по налогам и сборам. На портале можно найти информацию об имеющейся у контрагента задолженности перед бюджетом, данные об исключении из ЕГР и др.

Часто бывает, что руководитель компании понимает, для чего нужна проверка контрагентов, но не желает или не может самостоятельно собирать и изучать все данные. В таких случаях стоит обратить внимание на специальные интернет-ресурсы. Для проверки контрагента на таких сайтах достаточно знать учетный номер плательщика (УНП). Онлайн-сервисы собирают информацию из официальных источников и государственных баз. Все необходимые данные предоставляются в удобном сводном отчете. Если нет никаких подозрений в недобросовестности в отношении предполагаемого партера, рекомендуем пользоваться сервисом автозаполнение данных 1С.