Приобретение ТМЦ за наличные деньги в 1С Бухгалтерия предприятия

Покупка ТМЦ сотрудником организации возможна:

1. за собственные средства с дальнейшей компенсацией затрат;
2. за подотчетые средства.

1.За собственные средства с дальнейшей компенсацией затрат

Организации необходимо в «Учетной политике» прописать способ и порядок компенсации расходов работников, произведенных для нужд организации, включая утверждение документа, на основании которого будет производиться компенсация расходов работнику.

 

Для отражения расчетов с сотрудником, более корректным будет использование счета 73.3 «Расчеты по прочим операциям».

 

Так как при покупке товара за собственные средства сотрудник действовал с разрешения и в интересах организации, необходимо документально подтвердить, что организация одобрила такую сделку.

 

Такими документами могут быть:

• Заявление сотрудника о возмещении расходов, одобренное руководителем (резолюция на заявлении – «оплатить»).
• Утвержденный отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
• Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотруднику.

 

В 1С Бухгалтерия предприятия операцию лучше всего оформить следующими документами:

• «Поступление товаров и услуг»;
• «Списание НДС»;
• «Выдача наличных» или «Списание с расчетного счета». Вид операции – «Прочий расход», счет дебета — 73.3 «Расчеты по прочим операциям».

Поступление материальных ценностей

Оформляем документ «Поступление товаров и услуг».

 

«Покупки и продажи» – «Покупки» – «Поступление товаров и услуг» – «Создать».

 

 

Укажите в шапке документа:

• вид операции – покупка, комиссия;
• контрагент — поставщик товара;
• склад — склад, на который поступали товары.

Чтобы заполнить табличную часть, следует нажать кнопку «Добавить». Выбрав номенклатуру, указать:

• количество;
• покупную цену;
• ставку НДС.

 

 

• счет расчета с контрагентами – 73.3 «Расчеты по прочим операциям»;
• счет-фактура не регистрируется.

 

 

Далее нажимаем кнопки «Записать» и «Провести», программа присвоит самостоятельно номер создаваемому документу и сформирует необходимые проводки.

 

 

Автоматически аналитика по счету 73.3 «Расчеты по прочим операциям» в документе Поступление товаров и услуг не подставляется. Необходимо, используя ручную корректировку, подставить фамилию работника, который произвел затраты.

 

Списание НДС

Так как товар приобретался в розницу и счет–фактура не выписывался, к вычету НДС не принимается. На основании документа «Поступление товаров и услуг» необходимо создать документ «Списание НДС».

 

«Учет, налоги, отчетность» – «НДС» – «Списание НДС» – «Создать».

 

 

Через кнопку «Добавить» заполняем табличную часть (основание для выдачи, вид ценности, счет учета НДС, сумма).

 

 

Далее нажимаем кнопки «Записать» и «Провести», программа присвоит самостоятельно номер создаваемому документу и сформирует необходимые проводки.

 

 

Выдача наличных или списание с расчетного счета

Компенсировать затраты сотруднику можно выдачей денежных средств из кассы предприятия: раздел «Банк и касса» – «Касса» — «Расходные кассовые ордера» – «Создать».

 

Вид операции – Прочий расход.

 

 

Или перечислением денежных средств на карточку сотрудника: раздел «Банк и касса» – «Банк» – «Платежные поручения» – «Создать».

 

 

Заполняем платежное поручение.

 

 

Проверка расчетов с сотрудником

Для проверки взаиморасчетов с сотрудником необходимо сформировать «Оборотно-сальдовую ведомость» по счету 73.3 «Расчеты по прочим операциям».

 

«Учет, налоги, отчетность» — «Стандартные отчеты» — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету.»

 

 

Выбираем период, счет и нажимаем кнопку «Сформировать».

 

 

2. За подотчетные средства

Подотчетная сумма — денежные средства, выданные работнику (подотчетному лицу) авансом на расходы организации, например, на:

• хознужды;
• покупку или оплату товаров (работ, услуг);
• командировочные расходы.

 

За выданные суммы подотчётник в установленный срок должен отчитаться в случае:

• выдачи ему денежных средств из кассы организации;
• перечисления подотчетных средств на личную карту;
• снятия (оплаты) денежных средств работником с корпоративной карты;
• получения денежных документов из кассы организации.
•  

Выдача денежных средств под отчет наличными

Формируем в программе 1С расходный кассовый ордер.

 

«Банк и касса» – «Касса» – «Расходные кассовые ордера» – «Создать».

 

 

В созданном документе заполняем следующие поля:

• Вид операции – выдача подотчетному лицу;
• Получатель – ФИО сотрудника, которому выдаются деньги;
• Сумма – сумма выданного аванса;
• Статья расходов – заполняется для удобства ведения аналитического учета;
• Комментарий – здесь можно кратко записать информацию на что выданы деньги;
• Счет учета – 50.1 "Касса организации", заполняется по умолчанию.

 

 

Далее нажимаем кнопки «Записать» и «Провести», программа присвоит самостоятельно номер создаваемому документу и сформирует необходимые проводки.

 

 

Заходим в только созданный расходный кассовый ордер и отправляем на печать.

 

 

Поставить подписи подотчетного лица, бухгалтера и руководителя.

 

Следующим шагом последует выдача денег сотруднику.

 

 

Авансовый отчет

Авансовый отчет — документ, в котором работник отчитывается за использование аванса, выданного на выполнение поручения организации. Авансовый отчет относится к первичным учетным документам (ПУД).

 

Авансовый отчет в 1С от подотчетного лица оформляют документом «Авансовый отчет».

 

«Банк и касса» – «Касса» – «Авансовые отчеты» – «Создать».

 

 

В шапке документа нужно указать:

• от — дата составление авансового отчета;
• подотчетное лицо — физическое лицо, которое предоставило авансовый отчет.
• склад – куда будут приходоваться ТМЦ.

 

 

Во вкладке «Авансы» нажимаем «Добавить» и в появившемся окне выбираем «Расходный кассовый ордер» или «Списание с расчетного счета» (в зависимости от того, каким образом сотрудник получал авансовые деньги), можно сразу несколько документов добавить.

 

 

На вкладке «Товары» заполняется:

• Наименование;
• Количество ТМЦ;
• Сумма, на которую они приобретены;
• НДС - выбираем «с НДС» или «без НДС» (смотрим в чеке)
• Поставщик
• Документ, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

 

 

Проводим документ и смотрим какие проводки сформировались.

 

 

Выводим документ на печать, собираем подписи.

 

 

Неиспользованные денежные средства сотрудник возвращает, отразить это можно через «Поступление в кассу» или «Поступление на расчетный счет». Документы можно создать на основании «Авансового отчета». Либо если расходы сотрудника превысили выданные ему средства, то создается документ «Списания наличных» или «Списание с расчетного счета».

 

«Банк и касса» – «Банк» – «Поступление на расчетный счет» – «Создать».

 

 

В созданном документе заполняем необходимые поля.

 

 

Проводим документ и смотрим какие проводки сформировались.

 

 

Для того, чтобы проверить правильность созданных документов в 1С, формируем оборотную сальдовую ведомость по счету 71.1 за нужный период и просматриваем отраженные суммы напротив ФИО сотрудников. Через эту ведомость удобно контролировать подотчетных лиц и вовремя напоминать о задолженности или необходимости отчитаться.