Авансовый отчет - как заполнить в 1С: Бухгалтерии предприятия 8

Практически каждый бухгалтер регулярно сталкивается с оформлением авансового отчёта. Для кого-то такая операция превратилась в привычную и рутинную процедуру, однако есть и те, у кого она вызывает определённые сложности. Что такое авансовый отчёт в 1С и как правильно его заполнять?

Что такое авансовый отчёт 1 С

Авансовый отчёт 1С – это один из самых распространённых документов, которые оформляются на предприятии. Он показывает и объясняет, куда были потрачены денежные средства компании, выданные сотрудникам. В программе они заведены как подотчётные лица. Список ответственных работников, которые относятся к подотчётным лицам, авансовая сумма и сроки предоставления отчёта определяет руководить организации.

Подотчётные суммы, выданные сотрудникам, важно расходовать по целевому назначению. Это изначально прописывается при выдаче денежных средств, которые не могут передаваться от одного подотчётного лица к другому.

Как правило, аванс выдаётся для:

  • покупки товаров, материалов;

  • приобретения возвратной тары;

  • расчёта с поставщиками;

  • компенсации командировочных расходов.

Все операции будут отображены в соответствующих вкладках.

Правила заполнения авансового отчёта

Все сотрудники, которые получили авансовые средства, должны предоставить отчёт по израсходованным деньгам до истечения установленного срока. Первичные документы, оформленные надлежащим способом, приносятся в бухгалтерский отдел. Все средства, которые не были израсходованными, возвращаются в кассу или на расчётный счёт компании. Если возник перерасход, его погашает организация.

Правила заполнения авансового отчёта:

  • выдавать денежные средства под отчёт можно только лицам, с которыми компания заключила трудовой договор;

  • список таких работников утверждается исключительно руководителем отдельным приказом;

  • в приказе указывается срок, по истечению которого подотчётный сотрудник должен отчитаться перед бухгалтерским отделом. Если он уезжает в командировку, то срок автоматически продлевают до его возвращения.

Поэтому важно знать, как правильно вести авансовые отчёты.

Как оформить авансовый отчёт по чекам

Отчёт, который расписывает израсходованные суммы по чекам, относится к первичным учётным документам. Организация самостоятельно разрабатывает и утверждает их форму с соблюдением требований, которые указаны в законодательстве (ст. 10 Закона №57-3 О бухгалтерском учёте и отчётности в Республике Беларусь). За основу допустимо брать типовую форму, которая должна содержать следующие данные:

  • информацию о подотчётном лице;

  • размер выданной суммы;

  • информацию об авансе, который выдавался ранее;

  • на какую цель были выданы средства;

  • пометки, которые делает бухгалтер.

Вышеперечисленные сведенья указываются на лицевой стороне документа. Она может заполняться как сотрудником, так и специалистом из бухгалтерского отдела. Обратная сторона заполняется сотрудником. Здесь указываются под номерами подтверждающие документы, а также их реквизиты вместе с израсходованными суммами. Они подаются вместе с отчётом. Все данные, внесённые в него, необходимо тщательно проверить. Своевременно не выявленные ошибки могут дорого обойтись работодателю, так как он может быть оштрафован со стороны налоговой службы.

Как сделать отчёт по чекам в 1С? Для этого нужно зайти в раздел «Банк и касса», выбрать «Авансовые отчёты». Откроется окно, которое будет состоять из следующих вкладок:

  1. «Авансы» - прописываются все документы, а также выданные сотруднику под отчёт активы, по которым он будет отчитываться.

  2. «Товары» - указываются товары и поставщики, которые получили плату от подотчётного сотрудника.

  3. «Оплата» - отображаются оплаты, которые были переведены поставщикам в счёт уже полученных товаров или услуг, будущих поставок.

  4. «Прочее» - расписаны все остальные траты, совершённые подотчётным лицом. Сюда могут относиться: командировочные расходы, оплата за разные общехозяйственные услуги, покупка канцелярии, другое, что не относится к закладкам «Товары», «Оплата».

После занесения всех необходимых данных документ можно распечатывать и относить в бухгалтерский отдел.

Выдача наличных денежных средств из кассы

Чтобы получить аванс из кассы, нужно оформить расходный кассовый ордер. Алгоритм состоит из следующих шагов:

  1. Зайти в раздел «Банк и касса».

  2. Выбрать в группе «Касса» пункт «Кассовые операции».

  3. В виде операции указать «Выдача подотчётному лицу».

  4. Внести необходимые данные в окно, которое откроется.

 

Выдача безналичных денежных средств

Выдача денежных средств в данном случае осуществляется с помощью безналичного расчёта. Нужная сумма переводится на занесённый в базу карточный счёт, к которому привязана банковская карта. Когда деньги зачисляются на карту, работник может беспроблемно обналичить их. В 1С:Бухгалтерия 8.3 эту операцию оформляют обычным документом, который называется «Списание с расчётного счёта»:

  1. Зайти в раздел «Банк и касса».

  2. В категории «Банк» выбрать «Банковские выписки».

  3. Вид операции – «Перечисление подотчётному лицу».

  4. Заполнить предложенную форму, обозначив ответственного сотрудника, сумму, время и другие данные.

Выдача денежных документов

К денежным документам могут относиться, например, билеты на самолёт, автобус, поезд, которые компания приобретает для передачи сотруднику, отправленного в командировку.

После покупки такой билет проводят по дебету. При передачи его работнику под отчёт бухгалтер оформляет документ под названием «Выдача денежных документов»:

  1. Открыть раздел «Банк и касса».

  2. В открывшемся меню выбрать категорию «Денежные документы».

  3. Нажать на кнопку «Создать».

  4. В предложенную форму внести все необходимые данные.

  5. В закладке «Денежные документы» указать информацию о выданном билете.

Образец заполнения «Авансового отчёта»

Форму для отчётности за израсходованные средства ответственное лицо может заполнить в программном продукте 1С:Бухгалтерия 8.3. Созданный документ будет иметь название «Авансовый отчёт». Для этого выполняются такие действия:

  1. Открыть раздел «Банк и касса».

  2. Перейти в «Касса».

  3. Выбрать «Авансовые отчёты».

В шапке формы указывается:

  • От – дата, когда был составлен авансовый отчёт.

  • Подотчётное лицо – физическое лицо (сотрудник), заполняющее форму.

Рассмотрим примеры заполнения авансового отчёта в 1С.

Как занести выданные ранее подотчётные суммы в авансовый отчёт

Если работник ранее получал денежные средства, то при заполнении формы вся сумма указывается на вкладке «Авансы». Она может заполняться только подбором документов, которые находятся на кнопке «Добавить».

Авансы ответственным лицам могут выдаваться:

  • денежными документами, например, приобретёнными компанией билетами, талонами на бензин, другое;

  • наличными, если средства были получены через кассу;

  • списанными с расчётного счёта безналичными средствами и переведёнными на корпоративную карту или личный расчётный счёт подотчётного сотрудника.

Если средства не выдавались ранее, вкладка «Авансы» остаётся незаполненной. Если работник личными средствами оплачивал нужды фирмы, то все расходы компенсируются через счёт «Расчёты по прочим операциям».

Как сделать авансовый отчёт в 1С при покупке материалов и товаров

Если ответственное лицо подготовило первичный документ, подтверждающий приобретение товаров, материалов или других составляющих материально-производственного запаса (МПЗ), то все они перечисляются на вкладке «Товары».

Дополнительные документы, акты, накладные для МПЗ не нужны, если работник отчитался за них. Чтобы оприходовать на складе приобретённые материалы, товары, создаётся файл «Авансовый отчёт».

Во вкладку «Товары» вносятся наименования МПЗ, количество и сумма, которую потратили на их приобретение. Также потребуется предъявить данные о поставщике, НДС, документы, на основании которых НДС принимают к вычету.

Если подотчётный прикладывает счёт-фактуру, который выдаётся на организацию, то ставится флажок «СФ». При проведении отчётного документа в автоматическом режиме создастся файл «Счёт фактура выданный» на сумму НДС, которая ставится в соответствующей графе и может быть принята к выдаче.

Если прилагается только первичный документ, где выделен НДС, то флажок напротив «СФ» не ставится. Однако сумму необходимо указать в строке «НДС».

При проведении в 1С документа «Авансовый отчёт» такой НДС списывается в расходы, которые не учитываются при вычете налоговых платежей с прибыли.

Как проводить суточные и командировочные расходы в авансовом отчёте

Расходы, выделенные на командировку, включая суточные, прописываются во вкладке «Прочие». Сюда также вносятся данные, относящиеся к первичной документации, например: чеки, билеты, акты, счета, внутренний Приказ. Прописывается название затрат, их сумма, информация о предъявленном НДС, поставщиках, а также документы, на основании которых НДС может вычитаться.

Как провести услуги и прочие затраты в авансовом отчёте в 1С 8.3 на примере почтовых расходов

Разберём, как правильно провести в авансовом отчёте услуги и прочие затраты на примере почтовых расходов.

Ситуация: 1 сентября работник подготовил отчёт. К нему он приложил чек ККМ, который подтверждает оплату почтовых услуг на сумму 3,5 руб. Где в 1С («Авансовые отчёты») отобразить эти данные?

  1. Открыть раздел «Банк и касса».

  2. Перейти в «Касса».

  3. Выбрать «Авансовые отчёты».

  4. Перейти на вкладку «Прочее».

  5. Добавить данные.

На вкладке «Прочее» вносится информация, взятая с первичного документа. Здесь также прописывается наименование затрат, потраченная сумма, предъявленный НДС, данные о поставщике, документе, который позволит провести вычет НДС. В специальной графе нужно отобразить использованные почтовые марки, которые вносились в учёт в качестве денежных документов.

Как провести оплату услуг в авансовом отчёте

Если была произведена оплата контрагентам за оказанные ими услуги, то все расходы нужно внести в авансовый отчёт. Для этого следует перейти на вкладку «Оплата». В предложенной графе прописать полное наименование контрагента и сумму, которую оплатил подотчётный работник.

Вкладку «Оплата» заполняют, когда была проведена оплата поставщику за заранее полученную или в счёт будущей услуги.