Автоматическая проверка счетов-фактур

В РБ уже более 7 лет эффективно работает механизм применения счетов-фактур в электронном виде. Электронный документ является обязательным для всех хозяйствующих субъектов, которые относятся к категории плательщиков НДС.

ЭСЧФ – документ, который фиксирует расчетные операции по НДС между участниками сделки. МНС РБ утвердило унифицированную форму этого документа. Она остается неизменной для всех хозяйствующих субъектов. Это обеспечивает стандартизацию процесса и упрощает ведение расчетных операций.

В результате внедрения ЭСЧФ, сделки, подлежащие налогообложению НДС, обрабатываются более эффективно и прозрачно, способствуя сокращению бюрократии и предотвращая возможные ошибки в расчетах. Этот шаг также способствует повышению эффективности налогового администрирования в стране.

Пользуясь учетной системой и электронными счетами-фактурами, бухгалтер предприятия сразу же видит в учете необходимую информацию и там же может выполнить проверку корректности заполнения счетов-фактур. Весь процесс значительно упрощается, и уже не требуется проведение большого объема работ с документацией.

Необходимо помнить, что электронные счета-фактуры по НДС в Республике Беларусь представляют собой отдельный документ, который не заменяет счет-фактуру формы СФ-1. Каждый из этих документов должен быть оформлен в соответствии с установленными требованиями.

У формирования ЭСЧФ по НДС свои особенности:

• Эти счета-фактуры служат важным инструментом контроля за правильностью учета деятельности предприятия.
• Они выставляются исключительно в белорусских рублях, что обеспечивает единообразие в валютной денежной единице.
• Помимо этого, ЭСЧФ формируют налоговые обязательства по НДС, играя ключевую роль в процессе налогового учета.

Учитывая данные аспекты, важно внимательно относиться к формированию электронных счетов-фактур по НДС, строго соблюдая все требования. Эти документы остаются неотъемлемой частью процесса учета и налогообложения предприятия.

Конфигурация "Бухгалтерия для Беларуси" редакции 1.6 была адаптирована для эффективного обмена электронными счетами-фактурами по НДС через онлайн-платформу Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь. В рамках этого процесса были проведены значительные доработки в справочниках, включая "Номенклатура", "Организации" и др. Эти изменения позволяют хранить все необходимые реквизиты для успешного обмена электронными счетами-фактурами по НДС с онлайн-платформой.

Для обеспечения доступа к онлайн-платформе МНС РБ из 1С необходимо выполнить подключение и настройку параметров в разделе организации. Учетная запись содержит информацию о расположении онлайн-платформы МНС, возможном пароле для доступа к контейнеру сертификатов, а также перечень пользователей, имеющих доступ к данной учетной записи.

Важно отметить, что для одного хозяйствующего субъекта может быть создано несколько учетных записей. В таком случае в справочнике организаций необязательно указывать конкретную учетную запись, так как выбор будет осуществляться на этапе подключения.

Эти улучшения значительно упрощают процесс обмена электронными счетами-фактурами по НДС, обеспечивая более эффективную и надежную работу с онлайн-платформой МНС РБ. Чтобы в конфигурации 1С Бухгалтерия 8 для Беларуси провести проверку счетов-фактур, можно использовать три новых отчетных документа, специфику формирования которых мы рассмотрим ниже..

Формируем отчет «Реестр счетов-фактур выданных»

Отчет предназначен для контроля над всеми выставленными СЧФ. Рассмотрим его преимущества и особенности:

• Интуитивный интерфейс. Программа предлагает простой и понятный интерфейс для формирования отчета.
• Централизованный доступ к данным. «Реестр счетов-фактур выданных» находится в разделе «Покупки и продажи», что обеспечивает легкий доступ к необходимой информации.
• Комплексная информация. Отчет включает в себя данные о каждом счете-фактуре, включая его номер, дату, статус и другие важные реквизиты.
• Удобство контроля операций. С помощью реестра легко выполнять контроль над всеми счетами-фактурами, выставленными организацией. Это как счета-фактуры по авансам, так и по операциям реализации.
• Экспорт в разные форматы. Сформированный отчет может быть выгружен в формате .xml для автоматической сверки с базой данных покупателя. Это обеспечивает прозрачность в процессе взаиморасчетов.

В случае необходимости реестр можно представить в виде табличного документа для ручной сверки с контрагентом. Благодаря реестру пользователь может держать под контролем все счета-фактуры, что способствует повышению прозрачности финансовых операций организации.

Формируем отчет «Реестр счетов-фактур полученных»

Отчет предназначен для проверки счетов-фактур, поступивших от покупателей. Данный отчет может быть сформирован из раздела «Покупки и продажи» в стандартном интерфейсе программы.

В этот реестр включаются все СЧФ, полученные хозяйствующим субъектом от поставщиков. Облегчает контроль за входящими счетами-фактурами, позволяя убедиться в их корректности и правильности заполнения перед дальнейшей обработкой и использованием в бухгалтерском учете.

Печатная форма реестра может быть сохранена в файл для последующей аналитики. Данные, представленные в отчете, формируются из базы данных покупателя. Для более детальной сверки и анализа этих данных предусмотрен третий отчет.

Проводим сверку СЧФ с поставщиком

Чтобы приступить к формированию этого отчета, пользователю необходимо перейти в раздел «Покупки и продажи» стандартного интерфейса конфигурации. ПО предоставляет инструменты для формирования печатной формы сверки СЧФ, используя как данные поставщика, так и данные покупателя. 

Подробная автоматическая проверка счетов-фактур может привести к четырем основным результатам:

• Данные совпадают. Это свидетельствует о правильности учета операций и соответствии между данными предприятия и контрагента.
• Счет-фактура с указанным номером и датой отсутствует в базе предприятия. Это может указывать на пропущенные операции и требует внимания.
• Счет-фактура с указанным номером и датой отсутствует у контрагента. Этот случай требует корректировки данных с контрагентом.
• Суммы не совпадают. Расхождение в суммах может указывать на потенциальные ошибки в учете.

В случае, если счет-фактура отсутствует у хозяйствующего субъекта или контрагента, и при этом имеется расхождение в суммах, это рассматривается как значимое расхождение. Строки с расхождениями подсвечиваются красным цветом и отображаются дважды - "по нашим данным" и "по данным поставщика".

Если сверка не выявляет расхождений, в отчете появляется соответствующее сообщение на зеленом фоне. Печатная форма сверки также может быть сохранена в файле в формате табличного документа. Его можно распечатать для проведения проверки вручную. 

Ошибки при проверке

В конфигурации "1С: Бухгалтерия для Беларуси 8" процесс выявления и исправления ошибок при проверке счетов-фактур может быть выполнен следующим образом:

• Проверка реквизитов счета-фактуры. Начните с проверки всех реквизитов на СЧФ. В 1С это можно сделать, открыв соответствующий счет-фактуру через раздел "Продажи -> Учет НДС -> Счет-фактура выданный". Удостоверьтесь, что все реквизиты указаны корректно.
• Выявление ошибок в справочниках. Важно также проверить справочники, такие как "Организации," "Контрагенты," "Номенклатура" и другие на предмет ошибочных данных. В программе "1С" для Беларуси, вы можете получить доступ к справочникам через соответствующие разделы, например, "Справочники -> Справочник контрагентов."
• Проверка соответствия сумм и НДС. Сравните суммы на СЧФ с данными в ваших бухгалтерских записях. Обратите внимание на расчет НДС. Если вы обнаружите расхождения, может потребоваться корректировка данных.
• Обработка ошибок. Если в ходе проверки вы обнаружите ошибки, программа "1С" обычно предоставляет соответствующие сообщения об ошибках. Ознакомьтесь с ними и выполните необходимые действия для их устранения.
• Проверка электронных счетов-фактур. При работе с ЭСЧФ убедитесь, что они корректно сформированы и переданы на Портал ЭСЧФ. Для этого перейдите в соответствующие разделы программы и выполните необходимые шаги, описанные в инструкциях выше.
• Корректировка и повторное проведение. После обнаружения и исправления ошибок еще раз проверьте счет-фактуру в 1С.

Важно помнить, что правильная работа с выявленными ошибками при проверке СЧФ в программе "1С:Бухгалтерия для Беларуси 8" является ключевым моментом для поддержания финансовой дисциплины и соответствия законодательству. Проверка и своевременное устранение ошибок помогут вашей организации избежать негативных последствий, связанных с налоговыми, финансовыми нарушениями.