Отдел продаж: 09.00-18.00
Техническая поддержка - круглосуточно

Переход на ЭТК

До недавнего времени во многих странах СНГ основным документом, который подтверждал стаж работника, была трудовая книжка. Однако для многих государств все актуальнее становится переход на электронную систему хранения и учета. Так же, как и переход на аренду 1С онлайн. Не стала исключением и Республика Беларусь. О возможном переходе на электронные трудовые книжки еще 3 года назад говорил замминистра труда. Позже был назван предполагаемый срок перехода с бумажного на электронный формат.

В июне прошлого года в первом чтении был принят законопроект, который предусматривает изменение норм Закона о персонифицированном учете. Данным законопроектом также предусматривается дополнение ИЛС гражданина сведениями о трудовой деятельности, что позволит в дальнейшем осуществить переход на ЭТК.

 

Основные преимущества внедрения цифрового формата

Электронная трудовая книжка – принципиально новый подход к хранению данных. В систему будет вноситься информация о местах работы и занимаемых должностях, продолжительности работы на том или ином предприятии, квалификации и т.д. То есть ЭТК по объему хранящихся данных не будет отличаться от бумажной трудовой. При этом преимуществ гораздо больше. В числе основных:

  • минимизация риска утраты сведений

При утере работником или работодателем бумажного документа, процедура оформления дубликата может длиться достаточно долго. Кроме того, иногда нет возможности восстановить всю информацию. Цифровизация сведений о трудовой деятельности позволит исключить риск утраты или изменения данных о стаже работы, должности и т.д.

  • снижение затрат предприятий

Ведение кадрового учета – это достаточно объемная работа, которая предусматривает оформление большого количества документов. В их числе приказы о приеме, переводе, увольнении, составлении графика отпусков, отметки в трудовых книжках и др. Переход на электронные трудовые книжки позволит немного сократить издержки, связанные с наймом дополнительного персонала для ведения кадрового делопроизводства.

  • упрощение работы кадровых служб

После внедрения ЭТК упростится работа кадровых служб. В частности, сократится объем бумажного документооборота. Также не нужно будет тратить время на подготовку, заполнение и заверение документов. Вся необходимая информация о специалисте будет храниться в защищенной базе данных.

  • отсутствие проблем с выдачей документов при увольнении

Электронная трудовая книжка позволит исключить споры с работодателем о сроках выдачи документа в связи с увольнением. Нередки также случаи, когда наниматель отказывается выдать трудовую книжку. Все это останется в прошлом.

  • отсутствие необходимости в хранении документов в архиве

Электронный формат позволит работодателям снизить расходы на закупку трудовых книжек и их хранение. Положения ТК Республики Беларусь диктуют необходимость хранения трудовых книжек в соответствии с утвержденным регламентом. После перехода на электронные трудовые книжки ощутимо упростится процесс хранения и архивации документов на предприятии.

  • повышение уровня защиты данных

Доступ к ЭТК будет строго ограничен. На законодательном уровне уже утверждены требования по защите такого рода данных. Возможно, чтобы получить доступ, нужна будет электронная подпись.

  • упрощение трудоустройства удаленных сотрудников

В перспективе процедура найма удаленных сотрудников будет существенно упрощена. Это позволит избежать проблем с официальным трудоустройством в тех случаях, если работодатель и работник находятся в разных городах.

  • минимум издержек при задержке выдачи трудовой

В соответствии со статьей 79 ТК дата увольнения должна совпадать с датой выдачи трудовой. При задержке выдачи документа по вине работодателя, предприятие обязано выплатить денежную компенсацию за время вынужденного прогула. После внедрения ЭТК с работодателя будет снята ответственность за своевременную выдачу документов сотруднику.

 

Недостатки и риски внедрения ЭТК

В числе возможных недостатков цифровизации – сложности внедрения системы. Наиболее ресурсозатратным будет переходный период. Какое-то время работникам, задействованным в сфере кадрового делопроизводства, необходимо будет использовать как электронную систему, так и бумажный вариант. Также предварительно понадобится обучить всех сотрудников.

Крупные компании с особыми сложностями не столкнутся. Проблемы могут возникнуть у небольших фирм и индивидуальных предпринимателей. Малый бизнес отягощен работой с финансовыми организациями, налоговыми органами. Внедрение и изучение нового функционала – это дополнительная нагрузка на такие предприятия.

Кроме того, не стоит забывать о необходимости внесения изменений во многие нормативные документы. В ближайшее время предстоит установить формат взаимодействия с работодателями, определить порядок и процедуру финансирования системы.

Еще одна проблема, которую предстоит решить на этапе внедрения – кто возьмет на себя ответственность при исправлении ошибок. В том случае, если работодатель не захочет это делать, неизбежно увеличится загруженность судебной системы.

Существуют также определенные риски, связанные с утечкой информации. Данные могут попасть к третьим лицам в результате компьютерного сбоя и взлома цифровой системы. Но если досконально не будет проработан вопрос правовых оснований, доступ к базам без взломов и атак могут получить не только различные госслужбы и органы, но и сторонние организации.

 

Какая информация будет храниться в цифровой базе

Электронный формат трудовой книжки не будет отличаться от бумажного предшественника по объему хранящихся данных. В цифровую базу будут заноситься:

  • данные о сотруднике;
  • сведения об организации;
  • период занятости на предприятии (дата зачисления в штат компании, увольнения, перевода);
  • профессия работника, занимаемая должность, квалификация, подразделение;
  • причины расторжения трудового контракта и др.

По мнению многих экспертов перевод всех трудовых отношений в электронный формат является достаточно трудоемким процессом, но необходимым. Данное нововведение позволит вывести процедуру сбора, обработки и передачи данных на более высокий уровень. Кроме того, подробная информация о работнике, зарплате и выплачиваемых налоговых взносах позволит получать актуальную информацию о ситуации на рынке труда, а также выведет из тени недобросовестных работодателей.