Отражение компенсации за использования личного автомобиля в служебных целях в 1С Бухгалтерия

Оцените 1С в облаке

Регистрация и доступ за пару кликов!

15 дней бесплатно

Общие сведения

Порядок компенсации за использование личного транспортного средства в служебных целях регламентируется статьей 106 Трудового кодекса Республики Беларусь. Данная выплата производится при условии предварительного согласования с работодателем, которое должно быть зафиксировано в трудовом договоре либо дополнительном соглашении. Конкретные условия выплаты компенсации, включая её размер, устанавливаются по взаимному согласию сторон.

 

Бухгалтерский учёт компенсации за износ личного автомобиля, применяемого в деятельности организации, осуществляется через счета затрат на производство и реализацию (согласно пунктам 9–12 Инструкции №102). Поскольку данная компенсация связана с трудовой деятельностью сотрудника, она отражается на тех же счетах затрат, что и его заработная плата.

 

При налогообложении прибыли учитываются следующие особенности (на основании статьи 169, подпунктов 1.7 и 2.7 статьи 171 Налогового кодекса):

• для работников с разъездным характером работы — полная сумма компенсации включается в состав затрат;
• для остальных категорий работников — компенсация учитывается в составе прочих нормируемых затрат в установленных пределах.

Особые условия налогообложения данной компенсации:

• не облагается страховыми взносами в ФСЗН и Белгосстрах (пункт 8.1 Перечня №115);
• с 2022 года освобождена от подоходного налога (абзац 1 части 1 пункта 4 статьи 208 НК).

Важно отметить, что компенсация за использование личного автомобиля не входит в расчёт среднего заработка работника (пункт 3 Инструкции №47), поскольку она не является частью заработной платы за выполнение трудовых обязанностей по договору.

 

При расчёте среднего заработка учитываются только те выплаты, которые предусмотрены приложением к Инструкции №47 (пункт 5 Инструкции №47). Поскольку компенсация за использование личного транспорта не включена в данный перечень, она не влияет на расчёт среднего заработка, так как носит компенсационный характер за износ имущества, а не является оплатой труда.

Отражение компенсации

Рассмотрим отражение компенсации за использования личного автомобиля в служебных целях на примере: у главного инженера организации «Сервислог» имеется автомобиль, который использовался для служебных целей. Он имеет право на получение компенсации за износ автомобиля. Помимо компенсации могут возмещаться расходы на топливо, проведение техосмотра, ремонта, страхования и т.д. Сумма компенсации предположим составляет 730 руб. в месяц. Автомобиль использовался для административных целей.

 

В 1С: Бухгалтерия 8.3 специального документа для проведения начисления компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях нет.

 

Поэтому будем использовать документ «Операции, введенные вручную» из блока меню «Учет, налоги, отчетность».

 

 

Нажимаем «Создать» и из раскрывающегося списка «Операция».

 

 

В верхней части документа пишем:

• Дата – 30.09.2025;
• Содержание – компенсация за использование личного автомобиля в сентябре;
• Организация – Сервислог.

 

Далее с помощью кнопки «Добавить» открываем пустую строку для внесения бухгалтерской записи.

 

 

В строке табличной части документа «Операция» вносим:

1. Дебет – 26 «Общехозяйственные расходы», т.к. в нашем примере автомобиль используется для административных нужд;

• Субконто 1 – подразделение (при учете по подразделениям), в нашем случае – администрация;
• Субконто 2 – статья справочника из группы «Прочие расходы» - «Компенсация личн. авт. в служ. целях».

2. Кредит – 73.2 «Расчеты по прочим операциям» (компенсация за использование авто не относится к расходам на оплату труда):

• Субконто 1 – сотрудник, которому начислена компенсация (Скворцов П.А.);
• Сумма – сумма компенсации (в нашем примере – 730 руб.);
• Сумма НУ Дт и Сумма НУ Кт – заполняются автоматически.

 

Нажимаем «Записать и закрыть».

 

 

ПУД ручной операции является бухгалтерская справка, она подписывается ответственным исполнителем. Печатная форма доступна при нажатии на значок принтера «Бухгалтерская справка».

 

 

Сформирована бухгалтерская справка. Ее можно распечатать, сохранить или просмотреть перед печатью нажав на соответствующие значки.

 

 

Работнику выплачена компенсация за использование автомобиля в служебных целях рассмотрим порядок при выплате через кассу.

 

Это проводится с помощью документа «Расходный кассовый ордер» в меню «Банк и касса» блока «Расходные кассовые ордера».

 

 

Нажимаем кнопку «Создать».

 

 

В верхней части расходного кассового ордера заполняем:

• Операция – выдача компенсации работнику;
• дата документа – дата выплаты компенсации;
• Организация – Сервислог;
• Счет учета – заполнен автоматически 50.1 «Касса организации»;
• Получатель – Скворцов Павел Андреевич;
• Статья движения денежных средств – выплата компенсации за использов. личн. авто.

 

В нижней части расходного ордера заполняем:

• Выдано (ФИО) – Скворцов Павел Андреевич;
• По документу – например, паспорт НВ 262808 от 08.06.2020;
• Основание – основание выдачи, например приказ;
• Счет учета – заполнен автоматически 50.1 «Касса организации»;
• Приложение – заполняем если есть;
• Комментарий – можно добавить;
• Ответственный – проставляется автоматически по автору, создающему документ.

 

Нажимаем «Провести и закрыть».

 

 

Теперь можем сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 73.3 и убедится. что мы полностью рассчитались с работником при выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

 

 

Выплата компенсации произведена работнику в полном объеме, задолженность перед ним отсутствует и следовательно, сч. 73.3 «Расчеты по прочим операциям» сальдо на конец периода не имеет.

Собери для себя комфортный тариф за пару минут

Удобный онлайн-калькулятор!

Подробнее