Учет недостачи денежных средств в кассе в 1С Бухгалтерия предприятия

Оцените 1С в облаке

Регистрация и доступ за пару кликов!

15 дней бесплатно

Недостача денежных средств в кассе – это когда фактическое наличие денежных средств в кассе меньше, чем учетное. После выявления недостачи составляется акт, берется объяснительная с МОЛ и оформляется приказ руководителя.

 

Рассмотрим отражение недостачи денежных средств в кассе на двух примерах.

Недостача обнаружена в кассе организации

При проведении инвентаризации в кассе организации обнаружена недостача. По данным бух.учета остаток денежных средств в кассе составляет 8 747 142,00 руб., по факту – 8 746 000,00 руб. Недостача составляет 1 142,00 руб. МОЛ – главный бухгалтер Баранова Дарья Константиновна.

 

Когда недостача обнаружена в кассе организации, для начала мы можем составить акт инвентаризации в программе. Заходим в раздел «Банк и касса» —  «Инвентаризация денежных средств».

 

 

В открывшемся окне заполняем следующие данные:

• номер акта;
• от – дата акта;
• номер приказа – на основании которого была проведена инвентаризация;
• от – дата приказа;
• организация – выбираем, если в базе ведется учет по нескольким юридическим лицам;
• валюта;
• материально ответственные лица;
• члены комиссии.

Формируем акт, нажав «Сформировать отчет».

 

 

Акт формируется только по наличным денежным средствам находящихся в кассе организации, если есть кассы, например, в розничных точках, то в этот акт они не включаются.

 

После формирования акта его никак нельзя изменить, только распечатать и сохранить на ПК.

 

 

При сохранении на ПК не забудьте выбрать нужный вид сохраняемого документа, например Excel или Word.

 

 

После сохранения, документ можно отредактировать, добавить информацию по проведенной инвентаризации и распечатать.

 

 

Далее заполняем проводки:

• Дт – 94 «Недостачи и потери от порчи имущества»;
• Кт – 50.1 «Касса организации»;

сумма – 1 142,00 руб.

• Дт – 73.2 «Расчеты по возмещению ущерба»;

субконто Дт – МОЛ: Баранова Дарья Константиновна;

• Кт – 94 «Недостачи и потери от порчи имущества»;

сумма – 1 142,00 руб.

 

Для проведения нажимаем «Записать», далее можем сформировать «Бухгалтерскую справку», нажав одноименную кнопку.

 

 

 

Теперь отразим возмещение недостачи виновным лицом. Для этого заходим в раздел «Банк и касса» — «Приходные кассовые ордера».

 

 

В открывшемся окне нажимаем «Создать».

 

 

В документе заполняем следующие данные:

• вид операции – прочий приход;
• от – дата получения денежных средств от виновного лица;
• организация – выбираем, если в базе ведется учет по нескольким юридическим лицам;
• счет учета – 50.1 «Касса организации»;
• сумма – 1 142,00 руб.;
• счет кредита – 73.2;
• работники организации – Баранова Дарья Константиновна.

Проводим документ нажав «Провести» или «Провести и закрыть».

 

 

После проведения документа будет сформирована следующая проводка.

 

Недостача обнаружена в кассе розничного магазина

На конец смены, согласно Z-отчету за смену, должны быть наличные денежные средства в размере 250,35 руб. По факту – 210,00 руб. Недостача составила 40,35 руб. МОЛ – продавец Авсеенко Ирина Сергеевна.

 

Для данного примера в программе нет возможности сформировать акт инвентаризации, однако мы можем воспользоваться формой использованного ранее акта, изменив вручную данные о фактическом наличии денежных средств.

 

 

 

Далее нам необходимо отразить недостачу. Для этого воспользуемся документом «Операции, введенные вручную».

 

Заходим в раздел «Учет, налоги, отчетность» — «Операции, введенные вручную».

 

 

В открывшемся окне нажимаем «Создать» — «Операция».

 

 

В шапке документа заполняем следующие данные:

• от – дата проведения операции;
• организация – выбираем, если в базе ведется учет по нескольким юридическим лицам;
• содержание – например, недостача денежных средств в кассе.

Нажимаем «Добавить» для добавления проводок.

 

 

Далее заполняем проводки:

• Дт – 94 «Недостачи и потери от порчи имущества»;
• Кт – 50.2 «Операционная касса»;

сумма – 40,35 руб.

• Дт – 73.2 «Расчеты по возмещению ущерба»;

субконто Дт – МОЛ: Авсеенко Ирина Сергеевна;

• Кт – 94 «Недостачи и потери от порчи имущества»;

сумма – 40,35 руб.

 

Для проведения нажимаем «Записать», далее можем сформировать «Бухгалтерскую справку», нажав одноименную кнопку.

 

 

 

После проведения документов будут сформированы следующие проводки:

 

 

 

Теперь отразим возмещение недостачи виновным лицом. Для этого заходим в раздел «Банк и касса» — «Приходные кассовые ордера».

 

 

В открывшемся окне нажимаем «Создать».

 

 

В документе заполняем следующие данные:

• вид операции – прочий приход;
• от – дата получения денежных средств от виновного лица;
• организация – выбираем, если в базе ведется учет по нескольким юридическим лицам;
• счет учета – 50.2 «Операционная касса»;
• сумма – 40,35 руб.;
• счет кредита – 73.2;
• работники организации – Авсеенко Ирина Сергеевна.

Проводим документ нажав «Провести» или «Провести и закрыть».

 

 

После проведения документа будет сформирована следующая проводка.

 

 

После проведения «Приходного кассового ордера» его можно распечатать, нажав на кнопку «Печать» и выбрав нужную форму документа: ПКО (КО-1) или ПКО (ПЭВМ).

 

 

 

 

Сформируем «Карточку счета» по счетам 50 и 73.2 для проверки корректного отражения данных.

 

Заходим в раздел «Учет, налоги, отчетность» — «Карточка счета».

 

 

В открывшемся окне выбираем период, счет и организацию (если в базе ведется учет по нескольким юридическим лицам) и нажимаем «Сформировать».

 

 

• По «Карточке счета 50» мы видим, что данные отражены корректно и по нужным субсчетам.
• По «Карточке счета 73.2» мы так же видим, что данные отражены корректно по каждому виновному лицу.

 

 

 

 

Попробуйте 1С в облаке

Регистрация и доступ за пару кликов!

15 дней бесплатно