Погашение задолженности подотчетному лицу в 1С Бухгалтерия предприятия

Оцените 1С в облаке

Регистрация и доступ за пару кликов!

15 дней бесплатно

Общие сведения

Согласно п. 5 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 на командировочные расходы наниматель обязан выдать работнику аванс.

 

Работник, получивший деньги под отчет на расходы, связанные с командировкой, обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия, представить отчет об израсходованных суммах.

 

Превышение расходов над суммой аванса является задолженностью нанимателя перед работником. Эта задолженность должна быть погашена не позднее 30 календарных дней с даты представления авансового отчета (ч. 3 п. 7 Положения N 176).

Погашение задолженности

Рассмотрим ситуацию погашения задолженности подотчетному лицу в случае превышения суммы аванса, выданного в валюте, на примере служебной командировки за рубеж.

 

Выдача аванса подотчетному лицу через кассу предприятия осуществляется при помощи документа «Расходные кассовые ордера валютные» в разделе «Банк и касса».

 

 

Нажимаем кнопку «Создать».

 

 

Выбираем вид операции «Выдача подотчетному лицу» и вносим все остальные необходимые данные в верхнее поле документа:

• дата;
• организация – если в программе ведется учет по нескольким организациям, у нас – Сервислог;
• получатель – Романов Олег Григорьевич;
• сумма, валюта – сумма аванса на командировочные расходы в валюте аванса, в примере – 160 долларов США;
• назначение аванса – командировочные расходы
• статья движения денежных средств – командировочные расходы, хозяйственные нужды;

Номера расходного ордера проставится автоматически при проведении или записи документа.

 

 

Заполняем нижнее поле документа:

• выдано (ФИО) – Романов Олег Григорьевич;
• по документу – указываем паспортные данные гражданина Республики Беларусь;
• основание – Приказ № 44 КМ от 09.07.2025 г.

Можно заполнить приложение и добавить комментарий.

 

 

Нажимаем кнопку «Провести и закрыть».

 

 

Нажимаем на кнопку «ДтКт» чтобы увидеть сформировавшиеся проводки.

 

 

Сумма аванса в проводках у нас в долларах США – 160 USD, что соответствует 473 бел. рубля на дату выдачи аванса по курсу НБ РБ (курс 2,9569 бел. руб. за 1 USD).

 

 

Работник представил 12 июля 2025 г. отчет об израсходованных суммах.

 

Разносим командировочные расходы документом «Авансовый отчет» в разделе «Банк и касса».

 

 

Нажимаем кнопку «Создать».

 

 

Командировочные расходы вносятся на закладке «Прочее».

 

 

Строки добавляем кнопкой «Добавить».

 

 

В поле документа по разбиваем расходы на строки, суточные показываем отдельной строкой и проживание двумя строками: 80 USD по курсу на дату выдачи аванса и 15 USD на дату авансового отчета. Выданный аванс в валюте на командировочные расходы не пересчитывается по курсу на дату авансового отчета.  

 

По каждой строке заполняем:

• наименование документа расхода, номер документа и дату документа, например по 1-й строке суточные за 2 дня 10-11.07.2025 г., РФ, г. Москва;   
• номенклатура – командировочные расходы;
• содержание – суточные 80 USD;
• сумма в бел. руб.;
• ставка НДС – без НДС;
• обменный курс на дату аванса или на дату авансового отчета;
• счет затрат (БУ) и счет затрат (НУ), у нас 26 счет;
• субконто 1 (БУ) и субконто 1 (НУ) – командировочные расходы.

 

В нижней части документа заполняем назначение – командировочные расходы и можно заполнить приложение, например документов на 5 листах и добавить комментарий.

 

 

После внесения данных нажимаем кнопку «Провести и закрыть».

 

 

В нашем случае, сумма израсходованных подотчетным лицом денежных средств превысила сумму в валюте, выданную ему перед командировкой. 

 

Следовательно работнику, возмещается сумма, израсходованная в командировке сверх суммы выданного аванса по официальному курсу белорусского рубля по отношению к соответствующей иностранной валюте на дату составления авансового отчета.

 

Оформляется это при помощи документа «Расходный кассовый ордер» из раздела «Банк и касса».

 

 

Для создания расходного ордера нажимаем кнопку «Создать».

 

 

Выбираем вид операции «Выдача подотчетному лицу».

 

Далее в верхнем поле документа заполняем все необходимые данные:

• организацию – если в программе ведется учет по нескольким организациям, у нас – Сервислог;
• получатель – получатель денежных средств, например – Романов Олег Григорьевич;
• сумма – 43,90 р.;
• назначение аванса – командировочные расходы;
• статья движения ден. средств – командировочные расходы, хозяйственные нужды.

 

В нижнем поле расходного ордера указывается:

• выдано (ФИО) – Романов Олег Григорьевич;
• по документу – паспортные данные гражданина Республики Беларусь;
• основание – авансовый отчет №СВ00-000001 от 12.07.2025;
• можно добавить приложение и комментарий;
• ответственный – обычно проставляется ФИО того, кто заполняет.

 

Нажимаем кнопку «Провести и закрыть».

 

 

Далее нам нужно перезачесть между счетом 71.1 и 71.11 разницу, которая возникла в результате того, что работнику мы возместили не в той валюте, в которой выдавали аванс на командировку.

 

Для этого необходимо воспользоваться ручной операцией (меню «Учет, налоги, отчетность» — «Операция введенные вручную»).

 

 

Нажимаем кнопку «Создать» и из появившегося окна выбираем «Операция».

 

 

В шапке документа заполняем:

• Организация – заполняем, если учет в программе ведется по нескольким организациям, у нас – Сервислог;
• Содержание – содержание операции (Перезачет между счетами 71.1 и 71.11);
• Сумма операции заполнится автоматически после заполнения поля документа.

 

В поле документа с помощью кнопки «Добавить» открываем строку.

 

 

В открывшейся строке поля документа заполняем:

• Дт – субконто 1 – 71.1., субконто 2 – подотчетное лицо Романов Олег Григорьевич, субконто 3 – виды расходов: командировочные расходы;
• Кт – субконто 1 – 71.11., субконто 2 – подотчетное лицо Романов Олег Григорьевич, субконто 3 – виды расходов: командировочные расходы;
• сумма – 160 USD, 473,00 рубля;
• сумма НУ Дт – сумма для налогового учета по дебету – 473,00 рубля;
• сумма НУ Кт – сумма для налогового учета по кредиту – 473,00 рубля.

 

Нажимаем «Записать и закрыть».

 

 

Проверить правильность зачета командировочных расходов между субсчетами 71.1 и 71.11 можно с помощью стандартных отчетов «Оборотно-сальдовая ведомость» или «Карточка счета».

 

 

Сальдо на конец периода по субсчетам не имеется, все выполнено правильно.

Попробуйте 1С в облаке

Регистрация и доступ за пару кликов!

15 дней бесплатно