Работа со справочниками

Оцените 1С в облаке

Регистрация и доступ за пару кликов!

15 дней бесплатно

Справочники являются основой учета в конфигурации 1С:Управление компанией для Беларуси. Именно в них хранятся сведения о контрагентах, номенклатуре, складах, сотрудниках и других объектах учета.

 

Если справочники ведутся без единых правил заполнения, со временем появляются дубли, ошибки в отчетах и сложности при поиске информации. Рассмотрим основные принципы поддержания порядка.

 

Когда база активно используется несколькими сотрудниками, количество элементов быстро увеличивается. Без контроля пользователи могут создавать одинаковые карточки клиентов, товаров или организаций под разными наименованиями.

 

Это приводит к следующим проблемам:

• появляются дубли;
• усложняется поиск;
• искажаются отчеты;
• растет время работы;
• возникают ошибки в документах.

 

Одна из самых распространенных ошибок заключается в отсутствии стандартов заполнения.

 

Например, один сотрудник создает контрагента как «База Электротовары», а другой как «База Электротовары ООО». В результате одна и та же организация попадает в базу дважды.

 

Рекомендуется:

• утвердить единый формат наименований;
• использовать официальные названия;
• не применять лишние сокращения;
• ознакомить сотрудников с правилами заполнения.

 

Справочник контрагентов относится к числу наиболее активно используемых.

 

Со временем в карточках накапливаются повторяющиеся организации, неактуальные контакты, ошибки в реквизитах, отсутствие УНП и адресов.

 

Периодически проверяйте карточки и актуализируйте сведения.

 

 

 

Важно не допускать дублирования номенклатуры. Одна и та же позиция может быть заведена несколько раз:

• Комод;
• Комод деревянный;
• Кондиционер Dantex RK-07SDM3;
• Кондиционер Dantex RK-07SDM3 (серийный).

В результате остатки распределяются между разными карточками.

 

Как избежать:

• назначьте ответственного за создание новой номенклатуры;
• сверяйте новую позицию с уже существующими;
• используйте единые правила наименования товаров.

 

При большом числе записей используйте группы.

 

Например, номенклатуру можно разделить на группы:

• Товары;
• Бланки;
• Материалы;
• Инвентарь и т.п.

Контрагентов можно разделить так:

• Покупатели;
• Поставщики;
• Прочие организации.

 

Заполняйте обязательные реквизиты сразу, а не только ради проведения документа. Иначе позже выяснится, что не указаны телефон, адрес, УНП, банковские реквизиты и контактные лица.

 

 

Перед созданием нового клиента, товара или сотрудника рекомендуется выполнить поиск по базе. Это позволяет избежать появления одинаковых записей. Даже несколько секунд проверки могут существенно улучшить качество данных.

 

 

Со временем часть данных становится неактуальной:

• закрытые контрагенты;
• устаревшие товары;
• неиспользуемые склады.

Удалять такие элементы следует осторожно. Если объект уже участвовал в документах, лучше использовать пометку на удаление или специальные признаки неактуальности.

 

 

Чем больше сотрудников создают элементы, тем выше риск неточностей. Поэтому за ведение ключевых справочников лучше закрепить ответственных.

 

 

Даже хорошо организованная база требует регулярного аудита справочников.

 

Рекомендуется не реже одного раза в месяц:

• искать дубли;
• проверять пустые реквизиты;
• анализировать неиспользуемые записи;
• актуализировать контактные данные.

Так данные остаются актуальными.

 

 

Порядок в справочниках напрямую влияет на качество учета и скорость работы пользователей. Единые правила заполнения, регулярная проверка данных, контроль дублей и грамотное разграничение прав доступа позволяют поддерживать базу 1С в актуальном состоянии и значительно сокращают число ошибок в работе.

 

Порядок в справочниках — основа стабильного учёта. Чтобы оценить систему без обязательств, оформите полный демо-доступ на 15 дней бесплатно.

 

А если появятся вопросы по справочникам или документам, консультанты 1С со стажем более 5 лет дадут всесторонние консультации по всему спектру продуктов 1С.

Попробуйте 1С в облаке

Регистрация и доступ за пару кликов!

15 дней бесплатно