Бухгалтерский учет топлива

Индивидуальные предприниматели, применяющие общую систему налогообложения (ОСН), имеют возможность включать стоимость горючего, а также смазочных материалов в состав издержек, которые учитываются при исчислении подоходного налога с физлиц.

Главное условие – автомобиль, для которого закуплено топливо, должен использоваться в целях осуществления предпринимательской деятельности. Для этого необходимо иметь на руках ряд документов, подтверждающих как закупку ГСМ, так и их использование в рамках проведения бизнес-операций. Рассмотрим особенности ведения налогового учета расходов на топливо.

Как ИП осуществляют учет стоимости горючего

Во-первых, требуется вести книгу учета основных средств, в которую обязательно необходимо внести автомобиль, использующийся для решения бизнес-задач. Во-вторых, необходимо иметь решение об утверждённых нормах списания горючего, а также смазочных материалов, которое регламентирует объемы их использования.

Важным документом является книга учета сырья и материалов, в которой должны быть отражены операции по приобретению и использованию горючего, соответствующие установленным нормам. При этом все финансовые операции по закупке топлива должны быть зафиксированы в книге учета доходов и расходов.

Требуется также иметь документы, которые подтверждают факт расходов: кассовые чеки и др. Дополнительно индивидуальный предприниматель может разработать и утвердить документы, содержащие все необходимые реквизиты для бухгалтерского учета ГСМ в соответствии с действующим законодательством. Это даст возможность точно и корректно отражать все операции.

Приобретение топлива

Одним из подтверждений факта приобретения топлива является предоставление кассовых чеков. Но они не всегда содержит необходимые реквизиты и сведения, требуемые для полного подтверждения расходов в соответствии с частью 2 пункта 15 статьи 205 Налогового кодекса и пунктом 6 Инструкции №5.

Тем не менее, в соответствии с постановлением МФ РБ от 12.02.2018 №13, индивидуальные предприниматели имеют право самостоятельно формировать первичный учетный документ, который может быть принят к учету (согласно пункту 9 Инструкции №5). Это постановление также разъясняет, что самостоятельное составление первичного учетного документа допустимо при совершении операций купли-продажи товарно-материальных ценностей, в том числе и приобретении горючего на автозаправочных станциях (согласно абзацу 5 пункта 1 постановления №13).

Расходование горючего на ТС

К документации, которую можно использовать для подтверждения расходования горючего, относятся:

• накопительные ведомости по топливу (сведения о фактическом расходе);
• карточки учета расхода горючего за определённый отчетный период;
• иная документация, разработанная организацией самостоятельно.

Документация, подтверждающая пробег ТС:

• при коммерческой транспортировке грузов – путевые листы по утвержденным формам;
• при перевозках для нужд предприятия – путевые листы или иная документация.

Нормирование расхода горючего

Законодательство РБ не устанавливает конкретный порядок для ИП по нормам расхода. В области транспорта существуют рекомендуемые нормы, определенные Минтрансом через Инструкцию №141 от 31.12.2008. Отметим, что согласно положениям ч. 2 подп. 21.5 п. 21 ст. 205 Налогового кодекса, данная инструкция не является обязательной к применению для ИП, но может быть использована по желанию в качестве рекомендации по установлению норм расхода горючего для транспортных средств.

Индивидуальные предприниматели могут выбирать, какие нормы расхода топлива применять. Например, можно использовать линейную норму, установленную Минтрансом РБ для конкретной марки и модели автомобиля, или же ориентироваться на нормы, предложенные заводом-изготовителем.

Кроме того, хозяйствующий субъект может учитывать различные условия эксплуатации транспортных средств, введя корректировки в стандартные нормы расхода, например, при эксплуатации машин или спецтехники в условиях сезонной распутицы, существенного понижения температуры окружающей среды. Все установленные нормы и корректировки должны быть отражены в официальном решении ИП.

Кроме того, закон требует от ИП документального подтверждения количества горючего, затраченного на предпринимательскую деятельность за определенный отчетный период (как указано в пунктах 16 и 20 статьи 205 НК). Это обеспечивает прозрачность и подтверждение законности расходов, связанных с использованием топлива для решения бизнес-задач.

Стандарт №64. Для бухгалтерского учета горючего что-то изменилось?

Одним из ключевых изменений является отсутствие в этом стандарте отдельных подходов к учету топлива. С начала текущего года отменена обязанность проводить ежемесячное снятие остатков горючего в баках машин и механизмов, что значительно упрощает процесс учета для хозяйствующих субъектов.

Кроме того, Стандарт №64 не предусматривает конкретный первичный учетный документ для списания ГСМ, что отличает его от предыдущего регламентирующего документа. До вступления в силу нового стандарта для списания горючего преимущественно использовались: накопительная ведомость данных путевых листов, карточка учета горючего. Эти документы позволяли фиксировать информацию о расходе горючего и обеспечивали необходимую прозрачность в бухгалтерском учете.

Как вести учет горючего в пользовательских приложениях 1С

В программном продукте 1С предусмотрен модуль «Учет ГСМ» для эффективного учета горючего и смазочных материалов на всех стадиях движения – от поставки до списания. Он дает возможность контролировать ГСМ в части:

• запасов на складах;
• движения в организации;
• расхода на автотранспорт;
• стоимости и анализа;
• информации о ТС и водителях.

1С предлагает также инструменты для автоматизации учета технического обслуживания автотранспорта, включая замену масла и фильтров, ремонт и прочее. Это помогает не только контролировать затраты на обслуживание ТС, но также предотвращать возможные поломки и аварии благодаря своевременному техобслуживанию.

С помощью данного пользовательского приложения можно контролировать качество ГСМ на каждом этапе их движения – от поставщика до автомобиля. Это помогает предотвращать возможные поломки и аварии, вызванные использованием некачественного горючего или смазочных материалов.

Также учет ГСМ в 1С помогает хозяйствующему субъекту облегчить работу в части управления бизнесом. Данное пользовательское приложение позволяет:

1. Вести справочники:

• автотранспорт;
• водители;
• ассортимент ГСМ;
• заправочные станции.

2. Формировать различную документацию и отчеты:

• стандарты расхода горючего на используемые для целей бизнеса ТС;
• маршрутный лист единиц грузовой спецтехники;
• маршрутный лист легковых машин;
• акты измерения остатков горючего в баках автомобилей;
• карточки автотранспорта;
• движение топлива;
• заправки горючего.

3. Выполнять следующие функции:

• выдача и обработка маршрутных листов;
• учет запасов и движения горючего в баках автотранспорта: выдача топлива, слив, а также списание;
• расчет стандартов расхода горючего;
• списание горючего в бухучете;
• подготовка акта на списание по итогам расчета стандартов расхода горючего;
• учет результатов эксплуатации автотранспорта (пробег, тонно-километры, время эксплуатации и т.д.);
• расчет заработной платы водителей с учетом тарифов, которые могут быть установлены как для сотрудника, так и для автотранспорта;
• учет покрышек и аккумуляторных батарей;
• планирование техобслуживания (ТО1 и ТО2);
• отражение в программе зарплаты водителей, а также горючего в бухучете в качестве расходов.

В заключение хотелось бы отметить, что учет ГСМ по маршрутным листам с помощью 1С позволяет компаниям значительно сократить расходы на топливо и масла, оптимизировать функционирование автопарка, контролировать эксплуатацию авто и повысить эффективность предприятия.

Рассмотрите наши предложения по 1С:Розница 8, а также по 1С:Номенклатура.