Отражение перерасхода топлива в 1С Бухгалтерия

Оцените 1С в облаке

Регистрация и доступ за пару кликов!

15 дней бесплатно

Общие сведения

Расход топлива при эксплуатации автомобилей нормируется (подп. 1.1 Постановления N 470). Возможны ситуации, когда допущен его перерасход. Документальным основанием для выявления пережога выступают, в частности, документы, подтверждающие остатки и использование топлива (например, путевой лист, карточки учета расхода топлива и др.).

 

Для установки причины перерасхода топлива целесообразно создать специальную комиссию (постоянно действующую или для каждого конкретного случая). Состав, функции, полномочия комиссии устанавливаются приказом руководителя (п. 86 Инструкции по делопроизводству).

 

В данной инструкции разберем вопрос списания перерасхода топлива от момента его покупки, до списания:

• Поступление топлива от поставщика;
• Перенос топлива в бак;
• Списание топлива по нормативу;
• Списание перерасхода.

Отражение перерасхода

Рассмотрим на примере: в организации «Сервислог» имеется автомобиль, который используется для перевозки собственной продукции. Норма расхода топлива по данному автомобилю утверждена приказом руководителя и составила 8,6 л. на 100 км. пробега. В конце месяца снимаются остатки топлива в баке и оформляются актом комиссионно. Перерасход топлива составил 22 л. (дизель ДТ-К5) на сумму 58 руб. с НДС, в т.ч. НДС 10 руб.

 

Рассмотрим два случая:

1. Перерасход топлива произошел по вине водителя, и он согласен на удержание из зарплаты либо в судебном порядке доказана вина водителя и есть решение суда о взыскании;
2. Перерасход вызван технической неисправностью автомобиля или прочими причинами, либо водитель не признает свою вину в пережоге.

Перерасход по вине водителя

Предположим, что водитель написал пояснение по перерасходу, что отклонился от маршрута в личных целях, признает, что пережег произошел по его вине и просит удержать сумму 57,20 руб. из зарплаты.

 

Далее создается на предприятии «Приказ» об удержании из заработной платы работника суммы ущерба, причиненного перерасходом ГСМ.

Поступление топлива от поставщика

Отразим для начала поступление топлива от поставщика. В меню «Покупки и продажи» выбираем «Поступление товаров и услуг».  

 

 

Нажимаем кнопку «Создать».

 

 

В «шапке» документа «Поступление товаров и услуг» заполняем:

• вид операции – покупка, комиссия;
• организацию – если в программе ведется учет по нескольким организациям, у нас – Сервислог;
• склад – склад ГСМ;
• контрагент – Облнефтепродукт;
• договор – 371 от 01.01.2025;
• зачет аванса – можно поставить автоматически, по документу, не зачитывать, у нас автоматически.

 

Заполняем нижнее поле документа. Во вкладке «Товары» с помощью кнопок «Добавить» добавляем строку для заполнения.

 

 

По открывшейся строке нажимаем на «стрелочку» возле колонки «Номенклатура» и выбираем «Показать все», чтобы открыть справочник номенклатуры.

 

Создание новой позиции номенклатуры

В справочнике создаем группу «Топливо» с помощью кнопки «Создать группу».

 

 

При создании группы номенклатуры заполняем вкладку «Основное» и вносим краткое наименование – «Топливо».

 

Далее нажимаем «Записать».

 

 

Заполняем вкладку «Счета учета номенклатуры» с помощью кнопки «Создать».

 

 

В открывшемся окне счета учета номенклатуры заполняем:

• организация – если в программе ведется учет по нескольким организациям, у нас – Сервислог;
• номенклатура – топливо;
• склад – склад ГСМ;
• счет учета – 10.3;
• счет передачи – 10.3.

 

Далее нажимаем «Записать и закрыть».

 

 

Теперь во вкладке справочника по группе «Топливо» при помощи кнопки «Создать» добавляем номенклатуру – «Дизельное топливо».

 

 

В справочнике номенклатуры при создании заполняем следующие поля:

• краткое наименование – Дизельное топливо, но можно сократить, например, ДТ;
• полное наименование – Дизельное топливо;
• группа – Топливо;
• номенклатурная группа – у нас нет номенклатурных групп, не заполняем, обычно заводят номенклатурные группы только по готовой продукции.
• маркировка и контроль – если есть, то заполняется, у нас нет;
• единица измерения – у нас л.;
• ставка НДС – 20 %.

 

Нажимаем кнопку «Записать и закрыть».

 

 

Теперь в документе «Поступление товаров и услуг» заполняем кроме номенклатуры «Дизельное топливо» следующие поля:

• количество – 150 л.;
• цену без НДС – 2,17 руб.;
• ставка НДС – 20 %;
• сумма НДС рассчитывается автоматически от цены и количества,  65 руб.;
• сумму без НДС – рассчитывается автоматически от цены и количества, 326 руб.;
• всего – рассчитывается автоматически сумма с НДС, 391 руб.;
• счет расчетов – 60.1;
• счет учета – 10.3;
• счет учета НДС – 18.3.

 

Нажимаем «Провести и закрыть».

 

Перенос топлива в бак

Теперь мы должны переместить топливо в бак автомобиля. Заходим в раздел «Номенклатура и склад». Выбираем вкладку «Перемещение товаров».

 

 

Нажимаем «Создать».

 

 

Заполняем «шапку» документа «Перемещение товаров»:

• вид операции – товары, продукция;
• организацию – если в программе ведется учет по нескольким организациям, у нас – Сервислог;
• склад-отправитель – склад ГСМ;
• склад-получатель – топливо в баке.

 

Затем заполняем в нижнем поле документа вкладку «Товары» с помощью кнопки «Подбор».

 

 

В открывшемся окне подбора номенклатуры кликаем справа в верхней части по наименованию «Дизельное топливо», оно появляется внизу в подобранных позициях и проставляем количество залитого в бак топлива, например 100 л.

 

 

Нажимаем «Перенести в документ».

 

 

В нижнем поле документа автоматически заполнились следующие данные:

• номенклатура – дизельное топливо;
• количество – 100 л.;
• счет учета отпр. – 10.3;
• счет учета получ. – 10.3.

 

Проводим наше перемещение нажав «Провести и закрыть».

 

 

Списание топлива по нормативу

На основании предоставленного водителем путевого листа и норм расхода топлива по приказу (8,6 л. на 100 км) было установлено, что пробег автомобиля 550 км. Соответственно, на затратные счета мы можем списать 47л. топлива (550*8,6/100). При снятии остатка в баке комиссия выявила 31 л., значит перерасход составил 22 литра (100-47-31).

 

Спишем в программе израсходованные по норме 47 литров топлива. Заходим в раздел «Номенклатура и склад». Выбираем документ «Требования накладные».

 

 

Нажимаем «Создать».

 

 

В шапке документа «Требование-накладная» заполняем:

• организация – если в программе ведется учет по нескольким организациям, у нас – Сервислог;
• склад – топливо в баке.

 

Заполняем нижнее поле документа вкладку «Материалы» кнопкой «Подбор».

 

 

Аналогично как в перемещении товаров кликаем по наименованию «Дизельное топливо» в нижнем поле в подобранных позициях проставляем количество списываемого по норме 47 литров и нажимаем «Перенести в документ».

 

 

В нижнем поле документа автоматически заполнились следующие данные:

• номенклатура – дизельное топливо;
• количество – 47 л.;
• счет учета – 10.3.

 

Теперь заполним вкладку «Счет затрат»:

• счет затрат – затратный счет, на который списываем топливо, (20,23,25,26,44), у нас для транспортировки готовой продукции поэтому 44.1;
• статьи затрат – топливо.

 

Нажимаем «Провести и закрыть».

 

Списание перерасхода топлива

Списание топлива по организации «Сервислог» отражается следующими записями (ч. 1 и 5 п. 16, п. 21, ч. 1, 7, 9 п. 57, п. 73 Инструкции N 50; абз. 7 п. 13 Инструкции N 102):

 

Содержание операции	При возмещении виновным лицом		При списании за счет организации		Сумма, руб.
	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Списана стоимость топлива, израсходованного сверх норм	94	10.3	94	10.3	48
СТОРНО Ранее принятого к вычету "входного" НДС	68.2.1	18.3	68.2.1	18.3	-10
Восстановленный НДС отнесен на сумму перерасхода топлива	94	18.3	94	18.3	10
Сумма потерь отнесена на расчеты с виновным работником	73.2	94	-	-	58
Отражено поступление возмещения от виновного лица	50 (70, 51	73.2	-	-	58
Сумма перерасхода списана на прочие расходы по текущей деятельности	-	-	90-10	94	58

За счет виновного лица – водителя

В программе делаем с помощью документа «Операции, введенные вручную» из блока «Учет, налоги, отчетность».

 

 

Нажимаем «Создать» и из раскрывающегося списка: «Операция».

 

 

В верхней части документа пишем пояснение:

• содержание – списание перерасхода топлива;
• организация – Сервислог.

 

Далее с помощью кнопки «Добавить» открываем пустые строки и вносим в них ручные проводки.

 

 

Нажимаем «Записать и закрыть».

 

 

ПУД ручной операции является бухгалтерская справка, она подписывается ответственным исполнителем. Печатная форма доступна при нажатии на значок принтера «Бухгалтерская справка».

 

 

Сформирована бухгалтерская справка. Ее можно распечатать, сохранить или просмотреть перед печатью нажав на соответствующие значки.

 

Техническая неисправность или работник не признает вину

Комиссией может быть установлена невиновность водителя (к примеру, расход топлива сверх нормы вызван технической неисправностью автомобиля, произошедшей после выхода транспортного средства на линию). В этом случае комиссией составляется акт с указанием причин пережога. Взыскать ущерб с водителя или работника, выпустившего автомобиль на линию, в таком случае нельзя.

 

Для того чтобы списать топливо, в данном случае следует издать распорядительный документ – «Приказ».

 

В программе аналогично делаем документ «Операции, введенные вручную» из блока «Учет, налоги, отчетность». Заполняем вручную все необходимые проводки.

 

 

Теперь можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость или карточку счета по сч. 10.3 «Топливо» и сверим остатки. Мы видим, что остаток дизельного топлива в баке автомобиля 31 л., это верно и подтверждается актом снятия остатков.

 

 

Сформируем оборотно-сальдовую ведомость по сч. 94 «Недостачи и потери от порчи имущества». Убедились, что сумма перерасхода списана полностью, сальдо на конец периода нет.

 

 

Собери для себя комфортный тариф за пару минут

Удобный онлайн-калькулятор!

Подробнее