Поступление и выбытие прослеживаемых товаров в 1С Бухгалтерия предприятия

Прослеживаемость – это возможность отслеживания движения товаров на пути от производителя к конечному покупателю на внутреннем рынке ЕАЭС.

 

Прослеживаемость базируется на документальной идентификации и требует обязательного составления электронных накладных (эТН и эТТН) при обороте отдельных групп товаров, определяемых Советом Министров, и передачу их через аттестованных в Республике Беларусь EDI-провайдеров.

В данной инструкции разберем следующие вопросы:

• как настроить программу для прослеживаемых товаров;
• как оформить поступление прослеживаемых товаров;
• как оформить выбытие прослеживаемых товаров.

Настройка программы

На вкладке «Администрирование» необходимо выбрать «Обмен электронными документами». Там же находится «Интеграция с ГИС «Электронный знак».

 

 

Ставим галочку «Использовать обмен ЭД».

 

 

И выбираем галочками по какой продукции, «вести учет маркируемой продукции» на вкладке «Интеграция с ГИС «Электронный знак».

 

 

Далее во вкладке «Справочники и настройки учета» выбираем «Организации».

 

 

Выбираем Вашу организацию (если в базе их несколько).

 

 

В новом окне заходим на вкладку GLN и нажимаем «создать».

 

 

Заполняем появившееся окошко Вашими данными.

 

 

• Владелец GLN – организация, по которой настраивается обмен;
• Склад – основной склад;
• GLN (Global Location Number) – единый международный идентификационный номер, предназначенный для точного и краткого обозначения как предприятий в целом, так и их филиалов и подразделений; отделов, не имеющих статуса самостоятельного субъекта хозяйствования.

*GLN присваивается каждой организации, при его отсутствии – необходимо пройти процедуру регистрации.

 

В карточке организации, помимо GLN, нужно заполнить «Префикс номера ЭД». Для этого следует перейти на вкладку «Прочее», открыть справочник «Префиксы номеров ЭД» и кликнуть «Создать».

 

 

В открывшемся поле выбираем Вашу организацию и нажимаем «Запись». Автоматически полю «Префикс» будет присвоен номер «0001», при необходимости, в это поле можно внести другой префикс.

 

Если Ваша организация использует разные склады, и они зарегистрированы на сайте EDI-провайдера, нужно перейти в справочник складов (вкладка Склады – раздела Справочники и настройки), и заполнить для каждого из них идентификационный номер GLN на закладке «GLN».

 

 

 

Поступление прослеживаемых товаров

Файл электронной накладной должен быть предварительно скачан из личного кабинета на портале в виде ZIP-архива.

 

На вкладке «Покупки и продажи» выбираем «Поступление товаров и услуг» и нажимаем создать в открывшимся окне.

 

 

Нажимаем на кнопку «Загрузить (перезаполнить из файла)» откроется окно, где нужно будет выбрать загружаемый файл в виде ZIP-архива на Вашем компьютере.

 

 

Этот файл будет распознан программой, а результат отразится в новом окне «Загрузка документа из файла» в виде накладной с заполненными данными. В поле «Контрагент» нужно будет выбрать контрагента, от которого поступила накладная (если Контрагента нет в базе, его нужно создать).

 

Выбираем товар (шины). В разделе «маркировка и контроль» выбираем «Шины и покрышки».

 

 

Международный идентификационный номер товара (англ. Global Trade Item Number; GTIN – глобальный номер торговой единицы) предназначен для уникальной идентификации продукта в торговле.

 

Заполняем GTIN и остальную информацию в карточке товара на основании Ваших данных.

 

 

Оформляем поступление товаров на основании Ваших документов и после того, как все основные данные заполнены и проверена правильность заполнения - проводим документ.

 

 

Выбытие прослеживаемых товаров

Электронные накладные – легитимные накладные, источником которых является электронное сообщение, переданное грузоотправителем грузополучателю.

 

Выгрузка электронных накладных осуществляется с помощью кнопки

 

«Выгрузить данные в файл» из документов на выбытие товаров.

Для выгрузки электронной накладной необходимо заполнить основные данные:

 

* GLN покупателя (в карточке Контрагента на вкладке «GLN»).

 

 

* GTIN реализуемых товаров (в карточке Номенклатуры на вкладке «GTIN»).

 

При создании GTIN нужно заполнить и поле с номером (GTIN), и поле с

 

наименованием номенклатуры (Номенклатура).

 

 

После того, как будет создан и заполнен документ «Реализация товаров и услуг».

 

 

Заполняем вкладку «Реквизиты печати и ЭД» на основании собственных данных.

 

 

На данной вкладке,  под ссылкой «Общие для накладных» нужно заполнить:

• Основание отпуска: автоматически будут перенесены данные из поля «Договор».
• Отпуск разрешил: нужно выбрать сотрудника организации, который осуществлял отпуск.
• Принял получатель: нужно создать контактное лицо контрагента (строка заполняется не вручную, а путем создания контактного лица), указав его ФИО и должность.
• Доверенность № … от …: номер и дата доверенности; при отсутствии информации – внести любые, условные данные, т.к. поле обязательно для заполнения.
• Доверенность ФИО: ФИО получателя доверенности.
• Пункт погрузки: автоматически подтянется фактический адрес, указанный в карточке Организации. При необходимости, адрес можно заменить, указав нужный.
• Пункт разгрузки: автоматически подтянется адрес, указанный в карточке Контрагента. При необходимости, адрес можно изменить.

 

 

 

Под ссылкой «Тип и номер электронной накладной»:

• Отпуск произвел: физическое лицо организации.
• Кому выданы ТМЦ: получатель ТМЦ.
• Тип и номер электронной накладной:
• Электронная накладная: напротив данного поля должна стоять зеленая галка.
• Адрес доставки ЭД: должен быть создан адрес (строка заполняется не вручную, а путем адреса) или выбран уже имеющийся, с заполненными данными о Наименовании, Владельце и его GLN.
• Тип электронной накладной: эТТН или эТН (в зависимости от того, какая накладная нужна).
• Оператор ЭДО: Ваш оператор
• Номер электронной накладной: будет присвоен автоматически по кнопке «Сгенерировать номер электронной накладной».

 

 

Если выставляется эТТН, необходимо также заполнить раздел «ТТН-1»:

• Заказчик: контрагент из справочника «Контрагенты».
• Транспорт: либо Контрагент, либо Ваша организация (в зависимости от того, чьим транспортом выполняется перевозка).
• Путевой лист.
• Автомобиль: информация об автомобиле.
• Водитель: информация о водителе (можно выбрать сотрудника организации).

 

 

После заполнения документа необходимо выгрузить данные в электронную накладную (кнопка «Выгрузить данные в файл»).

 

 

Откроется форма "Выгрузка документов в файл", где необходимо указать, какой вид накладной создается, и выбрать «На диск».

 

 

Затем нужно кликнуть на желтую кнопку «Выполнить». Должно открыться диалоговое окно, где можно будет указать путь для сохранения файла на Вашем компьютере. Если окно с выбором не появилось – не заполнены какие-либо обязательные реквизиты, нужно обязательно перепроверить документ.

 

При выгрузке будет создан ZIP-архив в формате XML-файла, который импортируется в личном кабинете оператора ЭДО и дальнейшая работа с ним (подписание ЭЦП и др.) выполняется непосредственно в личном кабинете оператора.